Anmelde- und Teilnahmebedingungen für Ferienfreizeiten bzw. Kinder- und Jugendreisen der Evangelischen Jugendarbeit im Evangelischen Kirchenkreis Hamm
Sollten Sie Probleme haben die AGB´s zu verstehen oder noch Fragen haben, rufen Sie uns gerne an: 02381 / 142 165
1. Abschluss des Pauschalreisevertrages
Mit der Anmeldung wird mit der Ev. Jugendarbeit Hamm im Evangelischen Kirchenkreis Hamm als Veranstalter der Ferienfreizeit vom Anmeldenden der Abschluss eines Pauschalreisevertrags aufgrund der in der Ausschreibung genannten Leistungsbeschreibungen und Preise unter Einbeziehung dieser Anmelde- und Teilnahmebedingungen verbindlich angeboten. Der*die Anmeldende ist an sein*ihr Angebot für die Dauer von 14 Tagen ab dessen Eingang beim Veranstalter gebunden.
Die Anmeldung erfolgt schriftlich auf dem vom Veranstalter hierfür vorgesehenen Formular (Onlineanmeldung über Jotform - www.ev-jugend-hamm.de); Anmeldungen per Telefon oder per E-Mail werden nicht angenommen. Bei Minderjährigen ist sie von einem Personensorgeberechtigten zu unterschreiben. Mit dem Eingang einer Teilnahmebestätigung des Veranstalters beim Anmeldenden kommt der Pauschalreisevertrag zustande. Sollte die Ferienfreizeit bereits voll belegt sein oder der Teilnahme sonstige Gründe entgegenstehen, wird der*die Anmeldende umgehend benachrichtigt.
2. Bezahlung
Der Reisepreis ist, sofern in der Ausschreibung nichts Abweichendes vermerkt ist, spätestens drei Wochen vor Beginn der Ferienfreizeit fällig, in keinem Fall aber vor Ablauf der Frist nach Ziffer 6 f dieser Bedingungen. Bei Buchungen kürzer als drei Wochen vor Beginn der Ferienfreizeit bzw. nach Ablauf der Frist nach Ziffer 6 f ist der gesamte Reisepreis sofort zur Zahlung fällig.
Zahlungen sind auf das Konto des Veranstalters zu leisten. 
Der Veranstalter bittet, beim Verwendungszweck der Zahlung unbedingt die Rechnungsnummer und den Namen des*der Teilnehmenden anzugeben. Barzahlungen werden vom Veranstalter nicht entgegengenommen.
3. Vertragliche Leistungen, Leistungs- und Preisänderungen
Der Umfang der vereinbarten Leistungen sowie der beidseitigen Rechte und Pflichten ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung in der Ausschreibung, den evtl. ergänzenden Angaben auf der Homepage des Veranstalters, den Angaben in der Fahrtanmeldung, der Teilnahmebestätigung sowie dieser Bedingungen.
Dem Veranstalter bzw. den Leitenden und Betreuenden der Ferienfreizeit obliegt im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen die Aufsichtspflicht über die minderjährigen Teilnehmenden. Dem*der Anmeldenden ist bekannt, dass hierfür möglichst schon vorab eine genaue Kenntnis etwaiger besonderer Umstände (z.B. Krankheiten, Neurodivergenzen, Notwendigkeit einer Medikamenteneinnahme, spezielle Nahrungsbedürfnisse) der Teilnehmenden erforderlich ist; er*sie verpflichtet sich daher, dem Veranstalter diese Informationen auf dem vom Veranstalter hierfür vorgesehenen Formular mitzuteilen. Der Veranstalter behält sich vor, vom Pauschalreisevertrag zurückzutreten, wenn der*die Anmeldende dieses Formular ungeachtet einer Nachfrist nicht vollständig ausgefüllt bei ihm einreicht.
Der Veranstalter kann nach Vertragsabschluss Änderungen und Abweichungen von einzelnen Leistungen oder Pflichten vornehmen, wenn diese nicht erheblich sind, den Gesamtzuschnitt der Ferienfreizeit nicht beeinträchtigen oder sonst für den*die Teilnehmenden zumutbar sind. Der Veranstalter behält sich Erhöhungen des ausgeschriebenen oder vereinbarten Reisepreises aufgrund einer bei Vertragsschluss noch nicht eingetretenen oder für ihn nicht vorhersehbaren Erhöhung der Beförderungskosten, der Steuern oder Abgaben für bestimmte Reiseleistungen oder der für die betreffende Ferienfreizeit geltenden Wechselkurse vor. Preiserhöhungen sind nicht erheblich, wenn sie 8% des Reisepreises nicht übersteigen.
Im Falle der erheblichen Änderung einer wesentlichen Reiseleistung oder einer Erhöhung des Reisepreises um mehr als 8% hat der Veranstalter den Anmeldenden unverzüglich, spätestens jedoch 20 Tage vor Fahrtantritt, davon in Kenntnis zu setzen, spätere Änderungen sind nicht zulässig.
Der*die Anmeldende ist dann berechtigt, unentgeltlich vom Pauschalreisevertrag zurückzutreten oder die Teilnahme an einer mindestens gleichwertigen Ferienfreizeit zu verlangen, wenn der Veranstalter in der Lage ist, ihm eine solche aus seinem Angebot ohne Mehrpreis anzubieten. Er*sie hat dieses Recht unverzüglich nach der Erklärung des Veranstalters diesem*dieser gegenüber geltend zu machen.
Ebenfalls kann der*die Anmeldende eine Senkung des Reisepreises verlangen, wenn und soweit die vorgenannten Kosten, Steuern, Abgaben oder Wechselkurse zu niedrigeren Kosten für den Veranstalter führen. Hat der*die Anmeldende mehr als den hiernach geschuldeten Betrag bezahlt, ist der Mehrbetrag vom Veranstalter zu erstatten. Entstandene Verwaltungsausgaben können vom Erstattungsbetrag abgezogen werden; diese sind vom Veranstalter auf Verlangen nachzuweisen. Leistungs- und Preisänderungen sind dem*der Anmeldenden auf einem dauerhaften Datenträger klar und verständlich mitzuteilen.
4. Teilnahme einer*eines Ersatzreisenden
Der*die Teilnehmende kann sich bis zum Beginn der Ferienfreizeit durch eine*einen Dritte*n ersetzen lassen, sofern diese*r den in der Ausschreibung angegebenen besonderen Fahrterfordernissen genügt und seine*ihrer Teilnahme keine gesetzlichen Vorschriften oder behördlichen Anordnungen entgegenstehen. In diesem Fall wird lediglich eine Bearbeitungsgebühr von EUR 20,00 berechnet.
5. Rücktritt der*des Anmeldenden vor Reisebeginn
Der*die Anmeldende kann jederzeit vor Beginn der Ferienfreizeit vom Pauschalreisevertrag zurücktreten, der Rücktritt ist schriftlich zu erklären. Maßgeblich ist der Zugang der Rücktrittserklärung beim Veranstalter. Bei Minderjährigen muss der Rücktritt von einem Personensorgeberechtigten erklärt werden. Die bloße Nichtzahlung des Reisepreises ist keine Rücktrittserklärung.
Tritt der*die Anmeldende vom Pauschalreisevertrag zurück oder tritt der*die Teilnehmende die Ferienfreizeit nicht an, so kann der Veranstalter einen angemessenen pauschalen Ersatz für seine getroffenen Vorkehrungen und Aufwendungen unter Berücksichtigung einer anderweitigen Verwendung der Reiseleistung verlangen. Dieser beträgt bei einem Rücktritt:
a) bei Gruppen-Busreisen (Reisebus oder Kleinbus/Bulli)
bis 31 Tage vor Fahrtbeginn: 5 % des Reisepreises
bis 14 Tage vor Fahrtbeginn: 30 % des Reisepreises
bis 7 Tage vor Fahrtbeginn: 50 % des Reisepreises
ab 7 Tage bis zum Fahrtbeginn: 65 % des Reisepreises
ab 2 Tage bis zum Fahrtbeginn: 80 % des Reisepreises
und bei Nichtantritt zur Fahrt: 90 % des Reisepreises.
b) bei Gruppen-Flugreisen und Gruppen-Zugreisen 
bis 31 Tage vor Fahrtbeginn: 20 % des Reisepreises
bis 14 Tage vor Fahrtbeginn: 35 % des Reisepreises
bis 7 Tage vor Fahrtbeginn: 50 % des Reisepreises
ab 7 Tage bis zum Fahrtbeginn: 65 % des Reisepreises
ab 2 Tage bis zum Fahrtbeginn: 80 % des Reisepreises
und bei Nichtantritt zur Fahrt: 90 % des Reisepreises.
c) bei Reisen mit eigener Anreise und sonstige Reisen 
bis 31 Tage vor Fahrtbeginn: 5 % des Reisepreises
bis 14 Tage vor Fahrtbeginn: 20 % des Reisepreises
bis 7 Tage vor Fahrtbeginn: 40 % des Reisepreises
ab 7 Tage bis zum Fahrtbeginn: 50 % des Reisepreises
ab 2 Tage bis zum Fahrtbeginn: 60 % des Reisepreises
und bei Nichtantritt zur Fahrt: 90 % des Reisepreises.
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Dem*der Anmeldenden wie auch dem Veranstalter bleibt der Nachweis unbenommen, dass dem Veranstalter überhaupt kein Schaden entstanden ist oder der tatsächliche Schaden geringer oder höher ist als die pauschale Entschädigung. Der Veranstalter ist auf Verlangen des*der Anmeldenden bzw. des*der Teilnehmenden verpflichtet, die Höhe der Entschädigung zu begründen.
Dem*der Teilnehmenden ist bewusst, dass im Falle bezuschusster Ferienfreizeiten, bei denen die Reisekosten vom Reisepreis allein nicht gedeckt werden, der beim Veranstalter im Rücktrittsfall verbleibende Schaden höher sein kann als der vom Anmeldenden bezahlten Reisepreis.
6. Rücktritt des Veranstalters vor Reisebeginn
Der Veranstalter kann vom Pauschalreisevertrag zurücktreten
a) wenn der*die Anmeldende die Teilnehmendeninformationen ungeachtet der ihm*Ihr hierfür gesetzten Frist und einer schriftlichen Nachfrist von mindestens einer Woche nicht beim Veranstalter einreicht.
b) bis eine Woche nach Erhalt der Teilnehmendeninformationen, wenn für ihn erkennbar ist, dass – etwa aus medizinischen, gesundheitlichen, pädagogischen oder aus Gründen der Aufsichtsführung – die Teilnahme der angemeldeten Person mit einem nicht vertretbaren Risiko für den*die betreffende*n Teilnehmende*n, die anderen Teilnehmenden oder den Veranstalter verbunden ist.
c) wenn der‘*die Teilnehmende ohne ausreichende Entschuldigung nicht an dem vom Veranstalter mitgeteilten Vorbereitungstag/en teilnimmt.
d) wenn der*die Anmeldende oder der*die Teilnehmende seine vertraglichen Pflichten nicht einhält, insbesondere der Reisepreis nicht fristgerecht (Anzahlung und Restzahlung) bezahlt wird;
e) beim Bekanntwerden für die Aufsichtsführung oder die Durchführung der Ferienfahrt wesentlicher persönlicher Umstände des*der Teilnehmenden nach Abschluss des Pauschalreisevertrages, wenn durch diese eine geordnete oder sichere Durchführung der Ferienfreizeit für den*die Teilnehmende*n oder die anderen Teilnehmenden nicht gewährleistet ist.
f) bis zu 28 Tage vor Reisebeginn, wenn die in der Ausschreibung genannte Mindestteilnehmendenzahl für die betreffende Ferienfreizeit nicht erreicht wird. Der*die Anmeldende ist dann berechtigt, die Teilnahme an einer mindestens gleichwertigen Ferienfreizeit zu verlangen, wenn der Veranstalter in der Lage ist, ihm eine solche aus seinem Angebot ohne Mehrpreis anzubieten. In allen anderen Fällen wird der etwa schon geleistete Reisepreis in voller Höhe zurückerstattet, weitere Ansprüche des*der Anmeldenden sind ausgeschlossen.
7. Rücktritt im Falle unvermeidbarer, außergewöhnlicher Umstände
Wird die Durchführung der Ferienfreizeit infolge bei Vertragsabschluss nicht vorhersehbarer, unvermeidbarer, außergewöhnlicher Umstände (z.B. Krieg, innere Unruhen, Streiks, Naturkatastrophen, hoheitliche Anordnungen, Epidemien, Pandemien, Ausbruch von Krankheiten etc.) wesentlich erschwert, gefährdet oder beeinträchtigt, so sind beide Seiten zur Kündigung des Reisevertrages berechtigt. In diesem Fall kann der Veranstalter für die bereits
erbrachten oder zur Beendigung der Ferienfreizeit noch zu erbringenden Leistungen eine Entschädigung verlangen. Der Veranstalter ist verpflichtet, die infolge der Aufhebung des Vertrags notwendigen Maßnahmen zu treffen, insbesondere, falls der Vertrag die Rückbeförderung umfasste, den*die Teilnehmende*n zurückzubefördern. Die Mehrkosten für die Rückbeförderung tragen der Veranstalter und die*der Anmeldende je zur Hälfte. Im Übrigen fallen die Mehrkosten der*dem Anmeldenden zur Last.
8. Kündigung des Veranstalters
Der Veranstalter bzw. die Leitenden der Ferienfreizeit als dessen bevollmächtigte Vertreter*innen können den Pauschalreisevertrag ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn der*die Teilnehmende die Durchführung der Ferienfreizeit ungeachtet einer Abmahnung der Freizeitleitung so nachhaltig stört, dass der Veranstalter seine Aufsichtspflicht gegenüber den Teilnehmenden der Ferienfreizeit oder die weitere schadensfreie Durchführung der Ferienfreizeit nicht mehr gewährleisten kann oder wenn sich der*die Teilnehmende ungeachtet einer Abmahnung der Freizeitleitung sonst in einem Maße vertragswidrig verhält, dass die sofortige Kündigung des Pauschalreisevertrages gerechtfertigt ist.
Die Kosten für die vorzeitige Rückbeförderung des*der Teilnehmenden nach einer Kündigung sowie weitere damit im Zusammenhang anfallende Kosten werden dem*der Anmeldenden bzw. den Personensorgeberechtigten in Rechnung gestellt. In diesem Fall behält der Veranstalter den Anspruch auf den vollen Reisepreis; er muss sich jedoch den Wert der ersparten Aufwendungen anrechnen lassen, die er aus einer Erstattung oder einer anderweitigen Verwendung der nicht in Anspruch genommenen Leistungen erlangt.
9. Versicherungen
Der Veranstalter hat für die Teilnehmenden während der Dauer der Ferienfreizeit eine Unfall- und eine Haftpflichtversicherung abgeschlossen. Letztere tritt jedoch nur bei Schäden gegenüber Dritten ein, nicht bei Schäden, die sich die Teilnehmenden untereinander zufügen und gilt nur subsidiär zu anderen bestehenden Versicherungen. Kein Versicherungsschutz besteht bei Ansprüchen aus dem Verlust oder Abhandenkommen von Sachen aller Art. Der Veranstalter empfiehlt ggf. den Abschluss eigener zusätzlicher Versicherungen (Reiserücktrittskosten, Reisegepäck, Haftpflicht, Auslandskrankenschutz etc.), um die mit der Anmeldung/Teilnahme an der Ferienfreizeit verbundenen Risiken zu mindern.
10. Pass- und Visavorschriften
Der Veranstalter verpflichtet sich, deutsche Staatsangehörige oder Staatsangehörige des Staates, in dem die Ferienfreizeit angeboten wird, bei Auslandsreisen über geltende Pass- und Visavorschriften zu informieren, für Angehörige anderer Staaten erteilt das zuständige Konsulat Auskunft. Für die Erfüllung behördlicher Auflagen, Zoll- und Gesundheitsvorschriften sowie die Beschaffung der notwendigen Reisedokumente ist, sofern dies der Veranstalter nicht ausdrücklich übernommen hat, der*die Anmeldende selbst verantwortlich. Der Veranstalter haftet nicht für unvorhersehbare Verzögerungen der diplomatischen Vertretungen bei der Ausstellung von Reisedokumenten und beim Zugang, sofern ihn nicht ein eigenes Verschulden trifft.
11. Haftung des Veranstalters
Die vertragliche Haftung des Veranstalters für Schäden des*der Teilnehmenden, die nicht Körperschäden sind, ist der Höhe nach beschränkt auf den dreifachen Reisepreises, soweit ein solcher Schaden vom Veranstalter nicht schuldhaft herbeigeführt wird oder soweit der Veranstalter für einen Schaden allein wegen eines Verschuldens eines Leistungsträgers verantwortlich ist. Bei Schäden durch nicht vorhersehbare höhere Gewalt, durch vorwerfbar fehlerhafte Angaben in der Fahrtanmeldung oder infolge von vorwerfbaren Verstößen des*der Teilnehmenden gegen Anordnungen der Freizeitleitung übernimmt der Veranstalter keinerlei Haftung. Er haftet auch nicht für Schäden, Krankheit, Unfall oder Verlust von Gegenständen, die durch fahrlässiges Verhalten des*der Teilnehmenden verursacht werden. Der Veranstalter haftet ferner nicht für Leistungsstörungen, Personen-, Sach- oder Vermögensschäden im Zusammenhang mit Leistungen, die als Fremdleistungen lediglich vermittelt werden und die in der Leistungsbeschreibung ausdrücklich als Fremdleistungen gekennzeichnet sind.
12. Obliegenheiten des*der Anmeldenden und des*der Teilnehmenden
Bei auftretenden Schwierigkeiten ist jede*r Teilnehmende verpflichtet, alles Zumutbare zu tun, um zu deren Behebung beizutragen und evtl. Schäden für alle Beteiligten so gering wie möglich zu halten. Er*sie ist verpflichtet, Beanstandungen unverzüglich der örtlichen Leitung der Ferienfreizeit oder dem Veranstalter mitzuteilen und dieser eine angemessene Frist zur Abhilfe zu setzen, wenn nicht die Abhilfe unmöglich ist oder von der Leitung der Ferienfreizeit oder vom Veranstalter ernsthaft verweigert wird oder wenn die sofortige Kündigung des Pauschalreisevertrags durch ein besonderes Interesse des*der Teilnehmenden gerechtfertigt wird. Kommt ein*e Teilnehmende*r dieser Verpflichtung schuldhaft nicht nach, so stehen ihm*ihr oder dem*der Anmeldenden Ansprüche insoweit nicht zu.
Die Leitung der Ferienfreizeit ist beauftragt und verpflichtet, für Abhilfe zu sorgen, soweit dies möglich und zumutbar ist. Ansprüche des*der Anmeldenden wegen Reisemängeln nach den §§ 651 i bis j des Bürgerlichen Gesetzbuches verjähren nach Ablauf von zwei Jahren ab dem vertraglich vorgesehenen Ende der Ferienfreizeit.
13. Datenschutz
Der Veranstalter versichert die vertrauliche Behandlung der Daten der Anmeldenden und der Teilnehmenden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen sowie die Löschung der Daten, sofern diese nicht mehr für die Abwicklung der Ferienfreizeit erforderlich sind. Er erteilt dem*der Anmeldenden auf Anfrage Auskunft, welche seiner*ihrer Daten bei ihm gespeichert sind. Die Verwendung von Daten zu Werbezwecke oder die Weitergabe von Daten an Dritte ohne Einwilligung des*der Anmeldenden ist ausgeschlossen außer an Unternehmen und Personen, die mit der Erbringung von Leistungen im Rahmen der Ferienfreizeit beauftragt sind.
Hiermit bestätige ich, dass meine personenbezogenen Daten / bzw. die Daten der teilnehmenden Person zum Zweck der Bezuschussung der Maßnahme insbesondere durch den Kinder- und Jugendförderplan weitergeben werden dürfen.
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14. Schlussbestimmungen
Die Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen des Pauschalreisevertrags oder dieser Anmelde- und Teilnahmebedingungen hat nicht die Unwirksamkeit des ganzen Vertrages zur Folge. Die Rechtsbeziehungen zwischen den Vertragsparteien richten sich ausschließlich nach deutschem Recht. Gerichtsstand des Veranstalters ist Hamm.
Stand: 01.02.2024
Veranstalter: 
Evangelische Jugendarbeit im Kirchenkreis Hamm
Martin-Luther-Str. 27b, 59065 Hamm
Telefon 02381/142-165
Fax 02381/142-100
E-Mail: jugendreferat(at)kirchenkreis-hamm.de
*Der besseren Lesbarkeit halber wird im folgenden Text einheitlich nur der Begriff der Ferienfreizeit verwendet.